株式会社IACEトラベル 様
マタタビSuiteの導入によって、負担をかけずに
経営、現場、経理すべての効率化を実現！
株式会社IACEトラベル
取締役専務執行役員
灰田 俊也 様
| 業種 | BTMを中心とした旅行会社 |
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| 従業員規模 | 100〜299名 |
課題
- コンプライアンス強化に向けた最新の外部環境への対応
- 経営効率の改善に向けたガバナンスの強化
- アナログ処理や情報の二重入力による手間やミスの多さ
効果
- 詳細を覚える手間なく「新収益認識基準（以下、新会計基準）」に準拠した運用を実現
- 権限設定や操作ログの記録によって、全国の拠点も含めた内部統制システムを実現
- 外部システムとの連携や情報管理のIT化によって業務効率が向上
御社の主な事業内容についてお教えください。
| 灰田様 |
当社は主に業務渡航を取り扱っており、BTMを中心に出張の手配を行っております。他にもレジャーや団体旅行の部分でB2Cも一部取り扱うなど、幅広く対応しています。 |
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10年以上使った旧システムは改修が難しく、求める要件を満たす新たな基幹システムへ
以前ご利用の基幹システムを変更するきっかけは何でしたか？
| 灰田様 | 以前使っていたシステムは導入から10年以上経過しており、かなり長く使っていたこともあってこれ以上の機能拡張やカスタマイズが困難な状態でした。そのような中で会計基準の社内的な見直しがあり、新会計基準へ基幹システムを適合させる必要がありました。しかし以前のシステムはこれに適合させるための改修を行うことができなかったため、新しい基幹システムを探すことになりました。 |
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新会計基準への対応のほかに、基幹システムに求めていたことはありましたか？
| 灰田様 |
はい。2点あり、ひとつは内部統制システムの実現です。 弊社は地方にも拠点があるのですが、経理部門は東京で一括処理をしています。このため、「各地のスタッフが操作する部分と東京の経理チームが操作する部分で、機能分けや権限設定が可能であること」「不具合やイレギュラーが発生した時に確認できるよう、ログが記録されていること」が必要だと考えていました。 もうひとつのポイントは、現場の業務効率化です。 新会計基準への適用や内部統制システムによって処理が増えることをふまえつつ、現場ができるだけ効率的に業務を進められるようにしたいと考えていました。特に予約に関する入力は、飛行機やホテルの予約といった頻度が多い商材の入力が最も工数がかかる部分だったので、ここを入力する際の二度手間は避けたいと考えていました。 |
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ルールを知らなくても新会計基準に自然と適応。負担をかけず、求める運用をスムーズに実現。
「マタタビ Suite」をご導入いただいた後、どのような成果や効果が得られましたか？
| 灰田様 | 新会計基準の適用については、「マタタビ Suite」のシステム自体がこれに適用される形になっているため、導入後は新会計基準に準拠できるようになりました。新会計基準のルールを知らない現場スタッフでも、自然とこれに準拠した運用ができたので、現場に大きな負担をかけずに対応できるようになってよかったと思っています。 |
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当時お求めだった「内部統制システム」についてはいかがですか？
| 灰田様 | 「マタタビ Suite」は機能ごとに細かく段階を分けて権限を設定したり、予約のフローに承認を設けたりすることができるため、当初求めていたポイントを満たしています。また、予約管理画面では、「いつ・だれが・何を変更したか」のログを閲覧できるので、これらに基づいて内部統制システムが実現できました。 |
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「業務の効率化」についてはいかがでしたでしょうか？
| 灰田様 |
新会計基準にフィットさせるために従来より細かい情報を入れる必要が発生しましたが、これは新会計基準を適用させるためには必要なことだと思っています。その上で、国際線やホテル、国内航空券の予約システムとの連携やB2C向けのオンライン予約システムからの情報取込みなど、予約で活用する様々なシステムと連携することができるため、情報入力の工数は削減できていると考えています。 その他、「マタタビ Suite」は銀行やサプライヤーからのデータ取込みや消込を考慮された機能になっているため、現場スタッフだけではなく経理スタッフの工数削減にも効果があったと思います。他にはスピード面の変化もありました。以前使っていたシステムは現場スタッフが「遅い」と話していたのですが、「マタタビ Suite」になってからはその声がなくなったので、速度の遅さや動作の重さが解消されました。「マタタビ Suite」導入後は、現場とバックオフィスそれぞれの業務が効率化したのではないかと思います。 |
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「マタタビ Suite」を使い始めてから、現場の方々のご反応はいかがですか？
| 灰田様 | 今までよりかなり細かく予約情報の検索や抽出ができるようになったほか、様々なデータを記録の中に入れておくことができるようになったので、現場での情報管理がやりやすくなったと聞いています。旅行商材は、ホテルやフライトなど様々なサプライヤーから色々な商材を仕入れています。精算時には仕入先からExcelやPDFデータで請求書がくるため、現場スタッフが１点ずつ金額を確認して出金情報を登録しなければなりません。この時、請求書に書かれている予約がどの記録・商材なのかが素早くわかることが重要になります。こうした面で、「マタタビ Suite」が役立っているのかなと思います。 |
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B2BからB2C、国内から海外まで幅広い業務で使えるから、会社や世の中の動きへ柔軟に対応できて、安心。
灰田さんの視点から「マタタビ Suite」について良いと感じるポイントはありますか？
| 灰田様 |
当社はB2BからB2C、海外から国内、他社パッケージの代売から自社パッケージの販売まで幅広く行っているのですが、こうしたケース全てに対応できている点でしょうか。他社の基幹システムと色々比較検討する中でも、法人向けやレジャーなど特定の業界に特化しているシステムはあったのですが、「マタタビ Suite」のように幅広い業務でマルチに使えるシステムはなかなかなかったように思います。 弊社では「マタタビ Suite」を4年くらい前から利用しているのですが、その間にコロナ禍の影響によって商材の取扱いが変化したりしました。もしシステムが業務渡航だけなど、特定の業務分野に寄った機能だったら、途中で業務が変化した時に現場の効率化を落としたり、どのように運用でカバーするか悩んだりしたかもしれません。そういう意味では、「マタタビ Suite」が幅広い業務にきちんと対応していたことで、事業や業務に制約が発生せず良かったなと思います。 |
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本当に幅広い商材を取り扱っていらっしゃるんですね。この他には何かございますか？
| 灰田様 | システム的な機能の話ではありませんが、システムの相談・開発や保守をしてもらう上で、アジェンダの社員の方々が旅行に関する知見を持っている点ではないでしょうか。旅行業界の専門用語が通じるため、説明の手間やコミュニケーションのストレスなく依頼できます。不具合発生時や要望が出た時に、きちんと話を理解して受け取めていただいた上でバックアップしてもらえることは、「マタタビ Suite」の強みの１つだと思います。 |
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