アルプス・トラベル・サービス株式会社様
月に4〜5人日かかっていた請求処理を90％自動化！
システムに業務をあわせた改革で、業務フローの標準化を実現
アルプス・トラベル・サービス株式会社様
課長 両角 直樹 様
係長 南 光洋 様
専任課長 小林 進様
| 業種 | インハウス・エージェント |
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| 従業員規模 | 30～49名 |
課題
- 旧システムが新しいOSに非対応のため、移行が急務に
- 業務に合わせたカスタマイズによって、運用トラブルが発生
- 経理面で、親会社のガバナンス要件を満たせていない
効果
- 請求処理の90％を自動化し、1人で4〜5日かかっていた作業を削減
- 承認機能とTODO管理によって、業務ミス・手配漏れを防止
- ペーパーレス化によって、帳票の郵送費や書類保管の手間・スペースを削減
貴社の主な事業内容についてお教えください
| 両角 様 |
当社は昭和48年創業、今年で52年目を迎える旅行会社です。社員数は派遣社員を含めて約45名で運営しています。 主力事業は法人向けの業務渡航で、外販とアルプスグループ向けの案件を中心に、海外出張と国内出張の２つを大きな柱としています。加えて、団体・グループ旅行や視察旅行、インバウンド業務も扱っており、2チーム体制で対応しています。他にも、海外赴任者へのサポートやビザ取得支援など、渡航支援サービスも展開しています。 |
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貴社が基幹システムを新しく導入することになったきっかけは何ですか？
| 南 様 | 2022年頃、Windowsが11に移行するタイミングで、以前の基幹システムが新しいOSに対応しないと通知を受けたことです。動作保証も今後の対応予定もなしという内容で、非常に不安定な状態になることがわかり、早急なシステム入れ替えが必要だと判断しました。 |
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『マタタビ Suite』を選んだ決め手は何でしたか？
| 南 様 |
一番大きな決め手は、経理面で親会社の求めるコーポレートガバナンスに対応できることです。他社のシステムは、これに対応できない点が大きなネックとなり、採用を見送りました。 最終的に重視したのは、見た目や機能の多さよりも、運用面での要件をきちんと満たせるかどうかという点です。『マタタビ Suite』には必要な機能が揃っており、その点も判断材料になりました。 |
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導入前、『マタタビ Suite』にどのようなイメージをお持ちでしたか？
| 両角 様 |
最初に画面を見たときは、正直「機能が多くて面倒くさそうだな」という印象でした。特に連絡機能や承認機能など、以前のシステムにはなかった仕組みがいろいろ入っていて、手間が増えるのではと不安もありました。 ただ、アジェンダさんの説明を受けながら進めるうちに、実際の業務で使う機能は限られていると分かり、必要な機能がきちんと揃っているシステムだと感じるようになりました。 |
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| 南 様 | 私もはじめは同じような印象で、サイトマップに色々な機能が表示されていて「ごちゃごちゃしているな」と思っていました。しかし、実務担当者はダッシュボードだけで完結する使い方が多く、アジェンダさんの丁寧な説明を通じて不安は払拭されました。他のメンバーも同様の感想を持っていましたね。 |
| 小林 様 |
経理としては、OBIC（※）との連携に不安がありました。仕訳設定が複雑だったのでうまく連携できるか心配でしたが、今は問題なく動いています。 （※）株式会社オービックが提供する統合業務ソフトウェアのこと |
導入にあたって、苦労されたことや工夫されたことはありますか？
| 南 様 |
以前の基幹システムでは、当社の業務フローに合わせてかなりカスタマイズを入れたのですが、それが機能不全の原因となり、問題が次々と発生していました。この反省から、今回は「既製品のまま使う」「業務の方をシステムに合わせる」という方針で臨んでいます。 とはいえ、順応には苦労もありました。たとえば、『マタタビ Suite』の標準フローでは予約承認が売上確定の前ですが、当社では承認のタイミングを発券後に変更する必要があり、その調整には手間がかかりましたね。アジェンダさんに相談にのっていただきながら、基本仕様を正しく理解した上でマニュアルに落とし込んでいきました。 |
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| 両角 様 | 現場では業務フローの変化に抵抗があり、特に画面構成が変わることで「使いづらい」という声も出ていました。ただ、最初の半年間を超えたあたりから、「これが普通だよね」という空気に変わっていったんです。導入時には多少の不安や不満が生じるものですが、前に進むことが大事だと感じました。 |
『マタタビ Suite』導入後に感じた効果について、お教えください。
| 小林 様 |
経理として最も大きな効果を感じているのは、仕入先の請求書対応です。以前は毎月何千件ものデータを手作業で消し込んでおり、1人で4〜5日かかっていましたが、今では取り込んだデータのうち90%以上が自動でマッチします。月に約1,000件ある処理が、ほぼ自動化された形です。 入金処理も、従来は銀行データをExcelで落として営業担当と照合していましたが、今は『マタタビ Suite』上でURLを共有するだけで各営業が自分で対応可能になり、大幅に工数が削減されました。 |
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| 両角 様 |
社内では、『マタタビ Suite』によって請求書・領収書・納品書など、ほぼすべての書類がメール送付に移行し、ペーパーレス化が一気に進みました。紙・トナー・郵送費も減り、オフィス内の手配書や倉庫保管文書もほとんど不要になっています。 また、未請求一覧や手配件数が画面で一目でわかるようになることで、業務分担もスムーズになりました。現場スタッフへの「これ渡した？送った？」という確認も減り、“業務の見える化”が進んだと感じています。月2,000件近い承認業務においても、紙を使わず完結できることは大きな変化です。 |
| 南 様 |
実務面で特に効果を感じているのは、入力ミスや手配ミスの削減です。『マタタビ Suite』は連携できる端末が非常に多く、また承認プロセスを間に挟むことで、ミスがゼロでなくとも、事前に気づいて止められるケースが確実に増えました。 さらに、TODOリストの期限表示機能もミス防止に大きく貢献しています。たとえば、発券リミットを誤って認識してしまっても、システムが自動的に正しいリミットを拾ってTODOに表示してくれるんです。これのおかげで対応できたことが何度もありました。手動で管理していたら見落としていたようなタスクが、赤文字で表示されることで視覚的に注意喚起され、発券ミスや取りこぼしが大幅に減っています。 加えて、『マタタビ Suite』では予約だけを一度にまとめて後で処理する、といった“ため込みジョブ”ができなくなったことも大きな変化です。予約・発券・売上登録といった工程が連動しているため、リアルタイムで数字を把握でき、業績の急なブレも少なくなりました。業務の進行と数値管理の両面で、タイムリーな対応ができるようになったと感じています。 |
導入後、印象的な変化があればお聞かせください。
| 両角 様 | 承認ボタンを押す行為に責任が伴うようになり、現場にも緊張感が出てきました。ミスが起こりそうな案件でも承認が必要なため、「これは自分の責任だ」と意識するようになったのは大きな変化です。以前はなかった“業務に対する自覚”が生まれ、現場全体が健全な方向に引き締まったと感じています。 |
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『マタタビ Suite』の一番の魅力は何だと思いますか？
| 両角 様 | 部署をまたいだ“案件の共有しやすさ”が最大の魅力だと感じています。営業・手配・経理それぞれが関わる中で、「このカルテを見てください」とURLひとつ送るだけで、すぐにアクセスして内容を把握できる。情報が散らばらず、必要な確認がすぐ取れる環境は、業務効率にも直結しています。 |
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| 小林 様 | 私は「業務フローの統一」を実現できたことです。以前は各自がバラバラな処理をしていましたが、『マタタビ Suite』導入後は標準化されたフローで全社が動くようになりました。これによって「多くの会社が同じ方向に進んでいるなら、当社もその方向に合わせていくべき」という意識に繋がったと思います。 |
| 南 様 | まさにその通りですね。私たちも今『マタタビ Suite』を導入している他社さんとのお付き合いがありますが、業務の進め方がだんだん共通化されてきていると感じます。だからこそ「この方法がベストなんだ」と確信を持てるだけでなく、「次に直面しそうな課題」も見えてくるんです。結果として、自社の改善の優先順位を考えやすくなりました。 |
最後に、現在基幹システムの導入を検討されている旅行会社様に向けて
なにかアドバイスがございましたらぜひ教えて下さい
| 南 様 | まず、私たち自身がかつて「自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズしすぎて失敗した」という経験がありました。その反省から、今回は「これまでのやり方」に固執せず、『マタタビ Suite』の仕様を前提に、どう業務をフィットさせるか、どう活かすかという視点で取り組みました。それが成功の鍵だったと思います。 |
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| 両角 様 | プロジェクトを進める上で一番重要だったのは「誰を導入プロジェクトのメンバーにするか」でした。南さん、そしてその周囲も役職や年齢に関係なく“物が言える人”を意識して配置しました。そういうメンバーがいたからこそ、現場にスムーズに浸透させることができたと思います。 |
| 南 様 |
そうですね。そのうえで、導入プロジェクトのメンバーは片手間ではなく、きちんと時間を確保できる専任体制にすることが重要です。「1日のうち2時間は必ずこのプロジェクトに使う」といった明確な時間配分をできるようにして、使命感を持って取り組むことで、全体もうまくいくのではないかと思います。 それから、新しく導入される会社さんにはぜひ「気づいたことはどんどんアジェンダさんに伝えてほしい」とお伝えしたいです。私たちも「この表示がわかりづらい」「こういう仕様にしてほしい」といった要望をたくさん挙げましたが、それが全体アップデートとして反映されたケースも多くありました。 “ユーザーの声で一緒に進化させていけるシステム”というのも、『マタタビ Suite』の大きな魅力だと思います。 |
| 弊社 | 両角様、南様、小林様、どうもありがとうございました！ |
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