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マタタビ Suite

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株式会社HBCビジョン 様

案件管理の紙カルテを廃止し、業務を「見える化」！
札幌・東京の連携から経営データの活用までを支える業務のコアへ

株式会社HBCビジョン様

取締役　田中 勝実 様

担当部長　佐々 弥生 様

次長　砂庭 真望 様

業種 法人・団体旅行／ホールセール
従業員規模 10～29名

課題

  • 旧システムがオンプレ型で動作が遅く、東京事業所との連携に不安があった
  • システムと紙の併用により、二重入力の手間や手入力によるミスが発生
  • 発券日を基準とした未収金管理ができず、請求・入金の照合を紙で目視確認

効果

  • 紙カルテを廃止し情報をマタタビ Suiteへ一元化、書類の保管場所もほぼ不要に
  • 予約カードで案件の内容・収支・対応状況を共有し、チームでの案件管理を実現
  • 蓄積したデータを生成AIで整理・分析し、数値にもとづく状況共有を実現

貴社の主な事業内容についてお教えください

田中 様 当社は北海道放送グループの会社です。
法人・団体のお客様を中心に、国内・海外旅行の手配、航空券の販売、募集型企画旅行などを行っています。2023年からは、首都圏を中心に旅行会社様向けのホールセール事業を始めました。
社員は会社全体で約20名おり、旅行部に所属するメンバーは8名です。現在は札幌本社と東京事業所が連携しながら業務に取り組んでいます。

基幹システムを新しく導入することになったきっかけは何ですか？

田中 様 直接的なきっかけの一つは、それまで利用していた基幹システムの契約が終了するタイミングを迎えたことです。
以前のシステムはオンプレミス型で動作が遅く、東京事業所との連携を考えると、クラウドシステムに切り替える必要があると考えました。また、この頃ホールセール事業の取り扱い件数が少しずつ増加しており、今後さらに業務が増えることが予想されていたため、商品造成やお客様への提案に充てる時間を確保するためには、業務を効率化する必要があるとも感じていました。

以前のシステムを利用されていた頃は、どのような課題がありましたか？

田中 様 以前はシステムだけで業務が終わらず、紙カルテや別の方法も併用しながら情報を管理していました。
このため、システム外の情報や顧客とのやりとりが共有されにくく、業務が属人化しやすい状態でした。
砂庭 様 システムと紙カルテの併用によって、業務が煩雑になっていた面もあります。同じ情報を複数回入力することもあり、手間が大きいだけではなく、手入力によるミスも発生していました。
佐々 様 請求や入金の管理では、発券日を基準にした未収金の管理ができないことが課題でした。当時、発券日を基準とする請求や入金は、請求書を見ながら紙で管理していました。請求書を出しているか、入金されているかを目視で照合していたため、確認作業に時間がかかっていました。

導入にあたって大変だったことを教えてください

田中 様 一番大きかったのは、従来の業務方法を見直し、新しい運用へ切り替えることです。
社員それぞれに慣れた進め方があるため、入力方法や管理方法を統一することには戸惑いがありました。従来の作業をそのまま移すのではなく、何が本当に必要なのか、誰がどの段階で確認するのかを一つひとつ整理しながら新しい運用を構築しました。
佐々 様 新しい運用を構築するにあたって、ルールを決めることも大変でした。
例えば入力方法１つをとっても、やり方を決めるだけでなく、「なぜこの方法にするのか」まで説明しないと、社内ではなかなか統一できません。このため、「こう入力すると、この管理ができる」「この情報が、請求や入金の確認につながる」など、理由を理解してもらった上でルールを作っていきました。
最初に決めた方法でうまくいかない場面も出てくるため、導入後も継続的に見直しを行っています。
砂庭 様 プロジェクトメンバーとして一番大変だったのは、自社の中での「正解」を作り、それを周知することだったと思います。私たちも、最初からマタタビ Suiteの使い方をすべて理解していたわけではありません。全員がゼロから始める中で、会社としての運用方法を決めなければならない責任やプレッシャーを感じていました。

その大変さを、どのように乗り越えられたのでしょうか。

田中 様 導入で一番の力になったのは、当時の社長が「システムを変えるのであれば、今までの業務はいったん忘れて、新しいシステムにあわせて自分たちの業務を変えていこう」と方針を最初に決めたことでした。
また、システムの導入に投資した分は、当然リターンを得なければなりません。それが利益として返ってくるのか、業務時間が短くなるのか、空いた時間で新しい案件を獲得できるようになるのか、何のために導入するのかを社員に説明しました。
ただ「システムが変わるので覚えてください」と言うだけでは、現場にとっては面倒な作業にしか見えません。導入の意味と、会社として目指す方向を共有したことで、その後は比較的スムーズに進められたと思います。

導入後、どのような効果が得られましたか？

砂庭 様 「案件はすべてマタタビ Suiteで管理する」方針に統一されたため、案件管理に使っていた紙カルテがなくなり、机がすっきりしました。社内で紙を保管する場所も、ほとんど必要なくなっています。
もう一つは、業務が見えるようになったことです。マタタビ Suiteでは予約カードを開けば、その案件の内容や収支、今後対応しなければならないことまで確認できます。また、案件の経緯や過去のやり取りを残しておけば、同じような案件を受けたときの参考として活かせます。以前のように担当者に一つずつ確認しなくても、システムを見れば分かるため、チームで案件を管理できるようになりました。
佐々 様 経理面では、予約情報と売上・仕入・請求・入金がつながっているので、案件ごとの状況を確認しやすくなりました。営業担当者と管理側が同じ情報を見ながら確認できるため、「どちらの数字が正しいのか」という認識の違いも起きにくくなったと思います。
田中 様 マタタビ Suiteに蓄積されたデータを活かして、分析ができるようになりました。生成AIを使いながら、マタタビ Suiteから出力したデータを自分が見たい形に整理しています。
毎週データを更新すると、先週と今週で何が変わったのか、どの数字がいつどのくらい増減したのかを確認できます。これによって、社内の役員会では数字を示した上で「なぜ増えたのか」「なぜ落ちたのか」を説明できるようになりました。旅行業務に直接関わっていない社員にも、数値で示すことで状況を理解してもらいやすくなったと感じます。
まだ蓄積されたデータをすべて使い切れているわけではありませんが、データに対する自分自身の意識も変わりました。これから、会社の資産としてさらに活用していきたいと考えています。

皆様にとっての「マタタビ Suiteの一番の魅力」を教えてください

田中 様 処理が速く、正確な数字がきちんと出てくることです。
システムの遅さや数字に対する不安を感じないことは、基幹システムとしてとても重要だと思います。
また、導入後も問い合わせへのレスポンスが速く、何かあったときには最後まで対応してもらえる点も良いですね。サポート面でも、安心して利用できています。
佐々 様 私にとって一番の魅力は、航空券情報の取り込みです。
当社は航空券の取り扱い比重が大きく、以前は情報を一件ずつ手入力していました。マタタビ Suiteでまとめて取り込めるようになったことで、入力作業だけではなく、入力ミスも減らすことができました。
砂庭 様 少し抽象的な話になりますが、マタタビ Suiteが「業務のコア」になっていることが一番の魅力だと思います。
以前は基幹システムを業務のサポートツールとして考えていましたが、今はマタタビ Suiteがなければ業務が成り立たないと思えるほど、業務の中心的な存在になっています。情報の入力や取り込みだけではなく、札幌と東京の連携やTODOの管理、過去の経緯の共有まで、一連の業務がここにつながっています。
さらに、導入後もシステムが少しずつアップデートされ、成長していることがわかる点も良いですね。ユーザーの意見を取り入れながら、もっと良くしていこうという姿勢が感じられる点も魅力です。

導入を検討されている旅行会社様へ、アドバイスをお願いします

田中 様 新しいシステムの導入は、業務を見直す機会として捉えることが重要です。過去のデータについても、何を残す必要があるのかを事前に整理しておくべきだと思います。私たちは必要なデータだけを残し、新たにスタートすることを選びました。旧システムとの並行稼働は負担が大きいため、移行するデータの範囲と期間は明確にしておくことをおすすめします。
新しいシステムの導入は、社員の負担や戸惑いが一時的に生まれます。ただ、この一時的な負担だけではなく、従来の方法を続けることで、属人化が進み、業務負担が増えるリスクについても考えなければなりません。単に「効率化する」ことを目的にするのではなく「導入によって会社として何を実現したいのかを」社内で共有することが成功につながるのではないかと思います。

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