株式会社アイラス様
業務の属人化やサーバー管理の負担を『マタタビ Suite』で解消
情報共有を強化し、チームワークとサービス品質向上を実現！
株式会社アイラス 様
取締役 岡本 昌之 様
旅行事業本部 部長 千田 治彦 様
旅行事業本部 課長 藤本 晃子 様
管理部 経理 大島 宏美 様
| 業種 | 総合旅行会社(業務渡航中心) |
|---|---|
| 従業員規模 | 30～49名（※） |
| （※）旅行業従業員は20名以下 | |
課題
- 業務の属人化によって、チームでの情報共有が困難に
- カスタマイズを加えたことで、システムの拡張性が低下
- オンプレミス型システムのため、サーバーの管理業務が負担に
効果
- システムでの情報共有によって対応力が上がり、サービスレベルが向上
- 経理システムとの連携によって手間が削減され、業務が効率化
- サーバーの管理業務から解放され、本来の業務に集中できる状態が実現
貴社の主な事業内容についてお教えください。
| 岡本様 |
弊社は、保険の代理店ビジネスと旅行サービスが主な事業内容です。 主に民間企業と官公庁のお客様の業務渡航を手がけ、ビジネスおよびレジャーの両方に対応しています。 |
|---|
貴社が基幹システムを新しく導入することになったきっかけは何ですか？
| 千田様 | 以前の基幹システムが、非常に使いづらくなってしまったことがきっかけです。以前のシステムは非常に汎用性が高かったため、社員それぞれが独自のやり方で仕事をするようになり、業務が属人化していました。 |
|---|---|
| 岡本様 |
これによって「隣の人が何をやっているのかわからない」という状況が発生し、メンバー間のサポートや情報共有が困難になってしまうという問題がありました。 また、システムの使い勝手を向上させるための「機能追加」や「カスタマイズ」に追加コストがかかることも問題のひとつです。カスタマイズによってシステムがスパゲティ状態になってしまい、新しいシステムへの移行が難しくなるのではないかと懸念していました。 |
| 藤本様 | 独自にカスタマイズを加えたことによって、システムのアップデートで追加された新機能が使えなくなるケースもありましたね。以前は、システムを十分に活かしきれていなかったと思います。 |
| 岡本様 |
あと、以前のシステムはオンプレミス型だったため、サーバー管理にかかる業務負担が問題でした。 特にセキュリティ面では、事故を防ぐために常に気を配らなければならず、社内だけでの対策には限界がありました。我々の仕事はシステム管理ではなくその活用にありますので、やはりこうした部分は専門のプロに任せたいと感じていました。 |
| 千田様 | 数カ月に一度のサーバーアップデートの際は、総務のスタッフが夜遅くまで対応していました。これもオンプレミス型ならではの負担で、新しいシステムではこうした負担を減らしたいという思いがありました。 |
はじめて『マタタビ Suite』のデモをご覧になった際、どこに魅力を感じましたか？
| 千田様 | 私は、１つの画面で全体の進行状況を確認できる点に魅力を感じました。 |
|---|---|
| 藤本様 | 以前のシステムは画面が小さく、複数の画面を開けなかったため、情報確認に何度も深い階層に進む必要があり時間がかかっていました。『マタタビ Suite』は1画面で確認できるように構成されており、とても見やすいです。 |
| 千田様 |
あとは、GDSの読み込み機能があって、数字が正確に反映される点も魅力的でしたね。 |
| 藤本様 |
私は、Excelのネームリストから名前をコピーできる機能に魅力を感じました。 新規のお客様を登録する時、人数が多いグループだと１名ずつ入力するのは大変でしたが、この機能があれば効率よく登録できると思いました。 |
最終的に『マタタビ Suite』を選んだ決め手は何でしたか？
| 岡本様 |
まず、『マタタビ Suite』が機能面で高く評価されていたことです。 以前のシステムではできなかったチーム間での情報共有ができることや、他社製品と比較した時に社員から「マタタビ Suiteの方が良い」という意見があったことから、評価されていると感じました。 さらに、ファイナンス面でも、費用対効果への期待があったこともポイントですね。 他には、クラウドサービスである点も大きな決め手でした。 企業ごとにカスタマイズを加えるシステムでは、どうしても拡張性が損なわれてしまいます。『マタタビ Suite』は１つのクラウドサービスとして様々な旅行会社に提供されており、今後も多くの旅行会社が望む機能が反映されることが期待できると考えました。 こうしたポイントから『マタタビ Suite』が弊社の業務改善と成長につながるシステムになると評価して、導入を決めました。 |
|---|---|
| 千田様 |
私にとっての決め手は、旅行業に精通したスタッフがサポートしてくれる点でした。 弊社独自の業務を深く理解し、システムに業務をあわせるにあたって最適な方法を提案いただけたと思います。 |
『マタタビ Suite』導入後に感じた効果について、お教えください。
| 岡本様 |
まず、経理業務の効率化が大きな効果だと感じています。 以前のシステムは経理システムとのデータ連携がなく、毎月経理担当者が売上データをExcelに落として一つひとつ確認する必要がありました。『マタタビ Suite』を導入してからは、経理システムとの連携ができるようになり、毎月の手間が大幅に削減できています。 |
|---|---|
| 大島様 |
支払業務の効率化も大きな効果だと感じています。 以前のシステムでは、支払い日を変更する際に、予約ごとに一つずつ手作業で変更する必要がありました。『マタタビ Suite』では、支払日を一か所で変更するだけで全体に反映されるので、大量の請求書や項目の変更が発生してもすぐに完了できるようになりました。 それほどよくある作業ではありませんが、急いでいる時はこの改善点が大きく役立っています。 |
| 岡本様 |
あとは、先ほどお伝えした業務の属人化が改善できたことも大きな効果です。 『マタタビ Suite』を導入したことで、業務の進捗や様々な情報がシステムで共有されるようになりました。これによって、担当者が不在でもお客様からの問い合わせに回答できるようになるなど、サービスレベルの向上に繋がっていると思います。 導入当初は入力するデータが増えることに戸惑う声もありましたが、結果としてお客様の満足度の向上に繋がっているので、大きな効果を感じています。 |
『マタタビ Suite』一番の魅力は何だと思いますか？
| 千田様 |
私は、ストレスがないことが一番の魅力だと思います。 以前は社員がそれぞれのやり方で仕事を進めていたため、業務がバラバラになり管理者としてストレスを感じることが多くありました。しかし『マタタビ Suite』導入後は「業務をシステムにあわせる」ことでこれが解消されました。今ではストレスなく業務を進められています。 |
|---|---|
| 岡本様 |
私にとっての一番の魅力は、システムを提供されているアジェンダの皆さんのスキルや経験、そして人柄です。 基幹システムは長く使うものなので、しっかり長くサポートしてもらう必要があります。アジェンダの皆さんはスキル的にも人柄的にも非常に信頼できる方々でしたので、そこが一番の魅力であると私は感じています。 |
最後に、現在基幹システムの導入を検討されている旅行会社様に向けて
何かアドバイスがございましたらぜひ教えてください
| 岡本様 |
基幹システムの導入を検討する際には、３つのポイントを見ることをおすすめします。 まず１つ目は、「そのシステムが自社の課題を解決できるかどうか」です。 いま抱えている課題をしっかり把握し、それをシステムがどのように解決してくれるかを評価することが大切です。 ２つ目は、「費用対効果」です。 定量的な効果だけではなく、社員のモチベーションや生産性の向上といった定性的な効果も考慮するべきです。金額には換算しづらい部分ですが、効果が期待できる点があれば評価に加えた方が良いと思います。 ３つ目は、「システム提供会社と、パートナーとして長く付き合えるかどうか」です。 困った時に迅速に対応してくれるかどうか、どのようなメンバーがいる会社なのか、長く信頼して付き合える会社かどうかを見極めることが重要だと思います。 |
|---|
| 弊社 | 岡本様、千田様、藤本様、大島様、ありがとうございました！ |
|---|