TRSトラベル株式会社様
『マタタビ Suite』でペーパーレス化と業務共有を実現
属人化を解消し、働き方改革を推進！
TRSトラベル株式会社様
TRSトラベル株式会社 本社営業2部 部長
天田 匡彦 様
エムオーツーリスト株式会社 査証部
嶋 宏一郎 様
| 業種 | 総合旅行会社(業務渡航中心) |
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| 従業員規模 | 20～29名 |
課題
- システムが古く紙ベースの運用が多いため、業務の管理が困難
- システム専門部隊がいないため、新しいシステムの導入に不安がある
- 業務の共有や標準化が難しく、属人化が進んでいる
効果
- 証憑をシステムへ保存することで、ペーパーレス化を実現
- メモ・TODO機能を活用して業務を共有することで、属人化を解消
- 業務共有によりテレワークの規定整備を実現し、働き方改革を推進
お２人のご所属と基幹システム導入のご担当分野を教えて下さい
| 嶋様 |
エムオーツーリスト株式会社 査証部の嶋と申します。 基幹システム導入時はエムオーツーリストよりTRSトラベルへ管理部長として出向しており、新しい基幹システム選定の責任者という立場で対応していました。 |
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| 天田様 |
TRSトラベル株式会社 本社営業２部の部長を担当しております天田と申します。 基幹システム導入時は技術的な面や、営業現場の意見集約等を担当しており、実務への落とし込みを行っていました。 |
TRSトラベル株式会社様の事業内容と従業員数について教えて下さい
| 天田様 |
私どもは東レグループのインハウス代理店トーレ・トラベルサービス株式会社として創立し、以来、東レ株式会社およびグループ会社をはじめ、企業や官公庁の業務渡航の手配を中心に行っています。また、団体旅行の企画や手配も手掛けており、総合旅行会社として事業を展開しています。 お客様の多様化するニーズにお応えするため、2009年1月には同じ三井グループのエムオーツーリスト株式会社のグループ会社の一員となりました。 また、2016年4月に創立30周年を機に、「東レ・トラベル株式会社」から「TRSトラベル株式会社」に社名を変更致しました。現在は東京、大阪、滋賀の3拠点で業務を行っています。 |
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基幹システムを変えることになったごきっかけは何でしたか？
| 嶋様 | 管理部長として出向、着任後、基幹システムを拝見した際に当時の基幹システムが長年利用してきたこともあり、古くて今の業務にあまり適していないと感じました。紙ベースでの運用もかなり多く、業務管理が難しい部分も見受けられました。これは新しいシステムに切り替えた方が良いだろうと、親会社へ相談したことがきっかけです。 |
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| 天田様 |
以前の基幹システムは20年以上使っていたため、とても慣れ親しんだものでした。 慣れとは怖いもので、当時は時代に合っていることよりも、慣れたシステムが最適だと考えていたんです。今回嶋さんが出向で着任された事で外からの目が入ったことにより、動き出すきっかけができたのかなと思います。 |
『マタタビ Suite』導入以前の、御社の課題を教えて下さい
| 天田様 |
まず、業務の属人化です。 現場は件数を多く処理する必要があり、業務を捌くことに集中するあまり、自己完結化が進んでしまう面がありました。 このため、業務の共有が難しく、特定の社員が休暇等で不在の時に業務が止まってしまうこともありました。 さらに、同じ業務を行う際にもそれぞれの社員が独自の方法で対応していたため、業務の標準化が困難でした。 |
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| 嶋様 |
これはよくある話なんですよね。 昔は各担当者が特定の顧客を１人で対応し、完結させることが一般的でした。情報を共有してチームで対応するやり方に変わってきたのは、ここ10年ほどの間で進んだ変化だと思います。 |
基幹システム検討時、『マタタビ Suite』のデモを最初に見た時のご感想はいかがでしたか？
| 嶋様 |
画面が見やすさが印象的でした。 航空券からホテルまで、様々な予約情報を１つの画面で確認できる点がとても良かったです。色合いがやわらかく、目に優しい点もポイントですね。 また、これまでに使ったことのある他のシステムと比べて、動作が早い点に驚きました。 |
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| 天田様 |
私は、複数の手配画面を一度に開ける点に魅力を感じました。 今までは、作業中にお客様からの問い合わせがあった場合、問い合わせ内容を確認するために一度作業を中断する必要がありました。しかし、『マタタビ Suite』は標準機能として複数の画面を開くことができるため、作業を中断する必要はありません。これによって現場の作業効率が上がりそうだと思いました。 |
『マタタビ Suite』を選んだ決め手を教えて下さい
| 嶋様 |
TRSトラベルにはシステムの専門部隊がなく、私自身もITに詳しくないため、当時は導入に対する不安が大きかったです。 その中で、アジェンダは『マタタビ Suite』の導入が終わるまでのサポート体制について、とても丁寧に説明してくれました。どのくらいの時間をかけてくれるのか、どのタイミングで対応してくれるのかといった詳細な情報を提供していただき、この会社なら信頼できると感じました。 こうした安心感が決め手となり、『マタタビ Suite』を選びました。 |
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『マタタビ Suite』導入によって、御社へどのような効果がありましたか？
| 天田様 |
まず、ペーパーレス化と証憑保存のルール統一を実現できました。 これまでは、証憑が紙で保存されていたり各自がデータを保存していたり、統一が取れていない状態でした。『マタタビ Suite』はAWSを使ったクラウドサービスなので、サーバー容量を気にせずシステム内にデータを保存することが可能です。このため、導入をきっかけに「証憑データを予約カードに紐づけてシステム内に保存するという」ルールを作りました。 これにより、管理部側でチェック機能を働かせて、データを精査できるようになりました。 |
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先ほどお話されていた、業務の属人化に対する効果はありましたか？
| 天田様 |
はい、『マタタビ Suite』導入によって業務の共有ができるようになりました。 予約カードのメモ・TODO機能を活用することで、同じ部署のメンバーはもちろん他部署とも業務を共有できるため、とても効率的です。 また、業務の共有によってテレワークの規定を整備することもできました。業務的に出社が必要な部分は残りますが、育児期間中の時短勤務者へ利用を推奨するなど、働き方の柔軟性が高まったと感じます。 |
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| 嶋様 | コロナ禍での対応でテレワーク導入の指示が出た時は、「どうやってやるんだ」というのが正直な感想でした。このように本システムの導入を機にテレワークが普通にできるようになることは、大きなプラスだと思います。働き方が柔軟になることで、小さなお子様がいらっしゃる社員も早期に復職できるようになるなど、様々なメリットが生まれますよね。 |
『マタタビ Suite』について、現場の方々のご反応はいかがでしたか？
| 天田様 |
20年以上も使い続けていたシステムを変更するのは、現場にとって非常に高いハードルです。導入を決めた当初は「なぜ変えるのか」といった声もありました。 しかし、導入時はもちろん、導入後も我々の質問に対して優しく対応していただけたおかげで、今では全員が『マタタビ Suite』を当たり前のように使いこなしています。 また、『マタタビ Suite』導入を通して現場が前向きになってきたようにも感じます。 『マタタビ Suite』は、現場の声を反映して少しずつアップデートしてくれるため、当初は抵抗を感じていたスタッフも「こう変えたらどうだろう？」と意見を出すようになりました。変化に対して前向きな姿勢がみられるようになったのは、嬉しいですね。 |
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お二人が考える『マタタビ Suite』一番の魅力はどこでしょうか？
| 嶋様 |
私は長く使い続けられる点だと思います。 システムの寿命は5年ほどとよく言われますが、『マタタビ Suite』は定期的にアップデートが行われるため、10年でも使い続けられるシステムだと感じています。 |
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| 天田様 |
私はアジェンダさんの人が魅力だと思います。 開発部の方々の『マタタビ Suite』をより良くしようとする気持ちが、システムを使っていて感じられます。アップデートの多さや、私たちユーザーの意見を聞いて柔軟に対応してくれる点が特にありがたいですね。 |
最後に、現在基幹システムの導入を検討されている旅行会社様に向けて
なにかアドバイスがございましたらぜひ教えて下さい
| 天田様 |
世の中には多くのシステムがあり、それぞれに特徴があります。しかし、その中から自社に合うものを見つけるのは難しいことです。 当社のようにリソースが限られている中小企業の場合は、ベンダーに質問しながら導入を進める必要があります。このため、企業の課題に対して一つ一つ歩み寄って対応してくれる会社を選ぶのが良いのではないでしょうか。私たちにとっては、それがまさにアジェンダさんでした。 |
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| 弊社 | 天田様、嶋様、どうもありがとうございました！ |
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