株式会社ヤマハコーポレートサービス様
在宅勤務を含めた業務フローをクラウドで実現し、
業務効率が1.5倍に向上！サーバーの管理コスト削減も。
株式会社ヤマハコーポレートサービス様
トラベルサービス事業部 事業部長
森下 奈緒美 様
トラベルサービス事業部 ビジネストラベル部 浜松支店長
金澤 大悟 様
| 業種 | インハウス・エージェント |
|---|---|
| 従業員規模 | 700名 |
| ※旅行業従業者数は20名以下 | |
課題
- 親会社が「SAP Concur（※1）」を導入するため、これに連携して業務を行うこと
- セキュリティ上の観点から物理サーバーを撤去するため、クラウドシステムに切り替えること
- 紙を使ったアナログなやりとりが多く、在宅勤務時の対応に手間がかかること
効果
- 『マタタビ Suite』によって業務効率が向上し、生産性が約1.5倍に
- クラウド上で業務を完結できるため、在宅勤務を含めたスムーズな業務フローが実現
- サーバーの契約や管理から解放されることで、本業に集中することが可能に
貴社の主な事業内容についてお教えください。
| 森下様 |
弊社はヤマハ株式会社グループのシェアードサービス機能の中核を担っており、その中で私たちトラベルサービス事業部は、グループ内における業務渡航の手配が主な事業内容です。 海外出張を中心に、国際会議や各種研修といった団体手配にも対応しております。 |
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以前ご利用の基幹システムを変更するきっかけは何でしたか？
| 森下様 |
以前使っていたシステムのサポートが終了したことがきっかけです。 また、当時はコロナ禍だったため、在宅勤務に対応した業務フローを構築したいという考えもありました。他にも、親会社が出張・経費管理のツールとして「SAP Concur（※1）」を導入することになったため、これに連携できるシステムが必要になったこともきっかけの１つですね。 |
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「在宅勤務に対応した業務フローを構築」ということは、
当時の在宅勤務について何か課題があったのでしょうか？
| 森下様 | はい。それまではオフィスで仕事をすることが前提だったので、在宅勤務をすることになって、「業務がシステム内で完結できる」「相互の連絡ができる」といったことの必要性を感じました。 |
|---|---|
| 金澤様 |
当時は紙の文化がまだ残っていたので、業者さんとのやりとりがFAXであったり、社内で業務を依頼する時もPNR（Passenger Name Record）や予約画面を紙に印刷して渡したりしていたので、ペーパーレス化も課題でした。 他にも、スタッフの業務の進捗状況を把握するのが難しくなり、その都度電話で確認したりしていたので、仕事を効率よく進められないと感じましたね。 |
新しい基幹システムを探すにあたって「求めるポイント」は何でしたか？
| 森下様 |
まずは「SAP Concur」との連携、それから在宅勤務の課題をクリアする業務フローの構築が大きなポイントですね。 この他にも、BCPの観点から物理サーバーの撤去は長年の課題であったため、クラウドで動くシステムであることも重視していました。 |
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最終的に『マタタビ Suite』をお選びいただいた決め手は何でしょうか？
| 森下様 | 基幹システムの入れ替えというのは、ヤマハグループ全体を巻きこむ大きなプロジェクトのため、ベンダーさんの実績や知見を重視していました。アジェンダさんは当時「SAP Concur」の連携だけではなく、AWSを使ったクラウドシステムとしての導入実績もあったので、安心してお任せできたところが決め手になったと思います。 |
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| 金澤様 | 『マタタビ Suite』は、クラウド環境の用意から管理も含めてサポートしていただける点もよかったです。この辺りを自社でやるのは難しいので、アジェンダさんにお任せすることで、我々は本業に集中することができています。 |
『マタタビ Suite』の導入について、グループの関係者様のご反応はいかがでしたか？
| 森下様 |
当時、弊社IT部門の事業部長や他の基幹システム担当者にも相談していたのですが、「『マタタビ Suite』が一番良いのではないか」という判断をいただきました。 ヤマハグループとしてガバナンス体制を整えるにあたって、業務の承認フローに必要な機能がきちんと搭載されている点が、ポイントだったのではないかと思います。 |
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システムをご導入いただくにあたって、大変だった事などはありましたか？
| 森下様 |
従来のシステムで慣れ親しんでいた経理処理の考え方が変わった部分は、結構苦労したなと思っています。『マタタビ Suite』を使うにあたって、業務における「売上」の捉え方を一から変える必要があったのですが、最初はなかなか理解できませんでした。最終的にアジェンダさんが弊社の経理スタッフに納得がいくまで説明してくれたので助かりました。 アジェンダさんには色んな専門の方が揃っていて、困った時に対応していただけたことは本当によかったです。 |
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今回導入のやりとりはすべてオンラインで行っていたと思います。
この点について、不安や苦労はありませんでしたか？
| 森下様 | 正直なところ、当時は、あまりオンライン会議に慣れていませんでした。このため、どこまで私たちの考えが伝わるのか、お互いの意思が通じるのかといった部分は気になっていました。 |
|---|---|
| 金澤様 |
導入時は「Microsoft Teams（※2）」でやりとりをしていたのですが、スムーズに進められたかなと思っています。 チャットやExcelの質問リストを使い、こちら側で質問があれば記入して、それにアジェンダの皆さんが回答してくださって、またこちらで検討して……という流れができたのでよかったです。 |
| 森下様 | 相談したいことがあった時は会議以外で通話させていただくこともあったのですが、快くご対応いただけて、安心して導入を進める事ができました。 |
『マタタビ Suite』ご導入後、どのような成果や効果が得られましたか？
| 金澤様 |
業務効率が上がって、少人数でも多くの案件に対応できるようになりました。 私たちの事業部はもともと60〜70名ほどのスタッフがいたのですが、コロナ禍の影響で現在は約1/5の12名まで減っており、さらにその中で海外出張の手配業務に携わっているのは5名です。最近、コロナ禍以前の３割程度まで需要が戻ってきているのですが、『マタタビ Suite』のおかげでこの人数でも対応することができています。業務効率が1.5倍になった感じですね。 |
|---|---|
| 森下様 |
目標としては、コロナ禍前の６割までをやり切ることですね。 以前は多くのスタッフでやっていた海外出張の手配を、今は5名でやっているという感覚なので、これを実現するためには基幹システムの存在が大きなキーだったと思っています。 |
| 金澤様 | これまで紙でやり取りしていたことが『マタタビ Suite』にファイル添付することで対応できるようになったり、在宅勤務も含めたコミュニケーションツールとしても活用できたり、システム１つで全て完結できることがやっぱり大きいですね。 |
業務の効率化というのは、具体的に何がどのように変わりましたか？
| 金澤様 |
一番助かっているのはSSR（special service requirement）のパスポート登録です。クリック１つで自動的に登録できるので入力作業が不要になり、それに伴い入力ミスが発生しなくなった点が非常によかったです。 あとは「SAP Concur」から出力したプロファイルを取り込むことができるので、社員データを手作業で修正する手間がなくなったことも変わりましたね。 |
|---|---|
| 森下様 |
経理スタッフは「入金の消込みが一括で行えるようになって、すごく時間短縮になった」と話していました。 あとは発券スタッフから「航空券データの取込みが、GDS（Global Distribution System）が提供するツールからCSVデータを抽出しなくても『マタタビ Suite』内で行えるようになった事が、かなり時間短縮になった」という声が届いています。 |
| 金澤様 |
航空券データについては、『マタタビ Suite』が発券期限も自動で入力してくれるので、入力忘れによる発券漏れが起こらなくなった事も大きな変化でしたね。 このように色々なところで小さな積み重ねがあって、体感的に1件あたり３割くらい作業時間を削減できているのかなと思います。 |
最後に、みなさまにとって『マタタビ Suite』一番の魅力は何ですか？
| 金澤様 |
私は今回『マタタビ Suite』を導入するにあたって初めてプロジェクトリーダーを担当したのですが、キックオフの時にアジェンダさんが「同じプロジェクトメンバーの一員だと思って頑張りましょう！」と言ってくださって、これにすごく勇気づけられたことが印象に残っています。 こうした雰囲気の作り方や距離感の近さ、こちらの質問にすぐ反応してくれる丁寧さなど、人的な面が一番の魅力だと思います。 |
|---|---|
| 森下様 | そうですね。システムの裏に必要なスキルを備えた適切な体制が整っていると言いますか、旅行業界にもシステムにもとても詳しく、安心してお任せできました。例えば、システム面だけではなく、業界の動向や旅行周りの情報についてアドバイスをくださったり、導入が終わった後も定期的に「今どういう状況ですか、困っていることはありませんか？」と声をかけてくださったり、本当に安心感があります。 |
| 弊社 | 森下様、金澤様、どうもありがとうございました！ |
（※１）SAP Concur：株式会社コンカーが提供する、出張・経費管理クラウドシステムのこと。
（※２）Microsoft Teams：マイクロソフト社が提供するグループウェアのこと。チャットやビデオ通話、資料データの共有といった様々な機能が搭載されている。