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マタタビ Suite

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株式会社日本橋夢屋 様

クイックサーチ機能でさまざまな業務データを出力可能に！
柔軟かつ高速な出力環境で、データ活用を推進

株式会社日本橋夢屋様

人事総務課　課長　大石 智洋 様

経理課　課長　古内 友希 様

業種 総合旅行会社(業務渡航中心)
従業員規模 50～99名

課題

  • 旧基幹システムがWindows10保守終了の影響を受け、刷新が必要となった
  • オンプレミス環境により、拠点間で動作遅延が発生していた
  • 未収期間中は発行済み請求書の修正が可能であり、不一致が起きやすい仕組みだった

効果

  • データ検索・動作速度が向上し、業務効率が改善された
  • 承認フロー導入で請求統制を強化し、経理処理の安定性が向上した
  • 多様なデータを迅速に出力可能となり、主体的なデータ活用が進んだ

貴社の事業内容や社員数についてお教えください

大石 様 当社は業務渡航を中心に取り扱う旅行会社です。
主なお客様は法人企業様ですが、官公庁や技能実習制度に関わる管理団体様にもご利用いただいています。加えて、個人向けパッケージツアーや旅行会社様との取引も行っています。
社員数は現在80名弱で、東京本社のほか名古屋・大阪・福岡の4拠点で営業しています。

おふたりの現在のご担当業務について教えてください

大石 様 私は人事総務課に所属しており、人事業務と総務業務を中心に担当しています。会社の予算や人材管理など、幅広く対応しています。
マタタビ Suiteを使った業務としては、実績や企業様の情報、予約状況の管理・集計、そこから得られる数字の分析などを担っています。傾向を確認しながら、各部門に「この部分は注視した方がよいのではないか」といった形で、営業部門などと連携しながらアドバイスや管理を行っています。
古内 様 私は経理業務全般を担当しています。日々の実務処理は担当者が行っていますが、私は主に月次・年次決算や予算管理などを進めています。

基幹システムを変えることになったごきっかけは何でしたか？

大石 様 以前使っていた基幹システムが、Windows10の保守終了により継続利用ができなくなったことがきっかけです。コロナ禍で在宅勤務が始まったためクラウドへの移行を検討していたことも背景にあり、『マタタビ Suite』を選びました。

『マタタビ Suite』導入以前の、御社の課題を教えて下さい

大石 様 システムの動作速度です。
以前のシステムはオンプレミス型だったため、遅延が発生しやすい状態でした。本社で作られた予約記録を別拠点で開こうとすると、検索に3〜5秒、そこから展開するのにさらに5秒程度かかることも。自社サーバーからクラウドサーバーへ移設するなどの対策も試みましたが、どうしても遅くなるケースがあり、改善は困難でした。
古内 様 以前のシステムは自由度が高く、一括請求書を作成した後でも、入金処理が行われるまでの間は現場担当者が請求書を取り消したり、金額を修正したりできる仕組みでした。このため、入金処理の段階で請求内容が変更されていたり、金額が合わなかったりする問題が起こることもありました。
また、入金状況も担当者が自ら確認しなければ把握できなかったため、こちらから連絡する必要があり、負担を感じていました。

導入にあたって、苦労されたことや工夫されたことはありますか？

大石 様 一番大変だったのは、データの置き換えと運用の設定です。
私は当時現場で手配をしていなかったので、まずは各セクションに「最近の傾向」と「課題」を確認するところからスタートしました。導入までのタスク管理はアジェンダさんから「この時期までにこれをやってください」といった形で指示していただいたので、そこに合わせて社内の調整をしていく、という流れで進めました。
『マタタビ Suite』が想定する運用と、当社の運用がマッチしない部分もあり、まずは各セクションの運用を振り返り、アジェンダさんにも実情を把握していただいたうえで、新しい運用のたたき台を作ってもらいました。そしてそれを元に参加メンバーですり合わせていきました。この作業を通して、自社の運用について「ここは合わせられる」「ここはどうしても必要」といったポイントを探っていけたことは大きかったと思います。

権限設定や承認フローなど、『マタタビ Suite』で新たに発生した要素もあったと思いますが、ここはどのように受け入れを進めていきましたか？

大石 様 権限設定は当初厳しめに設定し、必要に応じて少しずつ調整する形で進めました。特に顧客データの取り扱いや出力については、慎重に設定しようと考えました。その結果、「これが出せないと困る」といった声も出てきましたが、できない理由をきちんと説明することで、スタッフへの教育の一環にもなったと思っています。
承認フローが厳しくなったことで、業務効率が落ちたと感じる部分もあります。ただ、「ミスせずに正しく手配する」ことが大前提なので、最初から厳しくしておいた方が良いという考え方でこのように進めました。

『マタタビ Suite』導入によって、貴社へどのような効果がありましたか？

大石 様 まず、先ほど課題で挙げていたシステムの動作速度が大きく改善し、検索や画面の展開が明らかに速くなりました。
データのダウンロードについても、以前は1年分のデータを出力しようとするとフリーズしていましたが、『マタタビ Suite』では約20万行ある1年分のデータが約40秒で出力できます。さらに、クイックサーチ機能を活用して売上実績や取扱金額報告など、さまざまなデータを柔軟に出力できるようになったため、定期的にデータを出力して活用する取り組みを始めました。

もう一つ大きいと感じているのは、継続的な機能アップデートが行われている点です。『マタタビ Suite』は、ユーザーから寄せられる要望に対して機能追加や改善が行われており、その変化がきちんと形として残っている印象があります。
「ここまでしかできません」ではなく「今はここまでですが、今後こういう形で進化していきます」という情報共有があり、先を見据えた使い方を考えられる点が安心感につながっています。

データ活用によって、新しい発見はありましたか？

大石 様 繁忙期の業務量と売上の関係が見えるようになりました。
以前行っていた売上ベースの月次集計では、稼働と成果のタイミングがずれることが多くありました。しかし『マタタビ Suite』では、「予約カード作成日」や「受付日」を軸に集計できるため、実際の稼働ベースでの数値を可視化できます。
対応した案件がどのタイミングで売上に反映されたのかが明らかになり、年間を通した動きを把握できるようになることで、繁忙期の予測や体制づくりに役立っています。

この他にも、予約データや発券データなど、毎日7～8種類のデータを出力してPower Queryでつなぐことで、様々な指標を複合的に出しています。ここから営業課題の見える化と共有までは進んできている状況です。

経理面では、『マタタビ Suite』導入の効果はありましたか？

古内 様 はい、『マタタビ Suite』導入で運用を変えたことで多くの改善が得られています。
まず、入金振り分け確定の仕組みにより担当者が入金を意識するようになりました。全銀データの取り込みも可能になり、月末作業は大幅に効率化しました。アンマッチ表示により差額確認も容易になり、以前のように長時間探す必要がなくなり、残業時間の削減にもつながっています。
請求書を簡単に変更できない仕組みにより、事前確認の意識も高まり、ミスが減少しています。

昨年開催されたユーザー会について、ご感想を教えてください。

大石 様 基幹システムに特化した交流会は初めてでしたが、非常に勉強になりました。
同じシステムを使っている他社さんが、どのような点に悩み、工夫されているのかを具体的に知ることができたのは大きかったです。普段の業務では気づけないポイントに気づくことができ、自分たちの運用を客観的に見直すきっかけにもなりました。
古内 様 私は、他社さんの『マタタビ Suite』の具体的な使い方を知ることができた点がよかったと感じています。
また、同じ経理を担当されている方々と交流できたことも大きかったですね。これまで旅行会社で経理をされている方と話す機会はほとんどありませんでしたが、実際にお話ししてみると共通の悩みも多く、かなり盛り上がりました。
これをきっかけに横のつながりができたことは大きな収穫で、参加してよかったと感じています。

『マタタビ Suite』の一番の魅力は何だと思いますか？

大石 様 クラウドベースでどこからでもアクセスできることです。支店が複数あるなかで、どこからでも同じ環境を使える点にとても助かっています。もちろんセキュリティ面での制限はありますが、それも含めて安心して使える仕組みになっていると感じます。
古内 様 各パートの業務が明確に分かれており、効率的に業務を進められる点です。無駄を省き、必要なことだけができる仕組みになっている点が、ゴールまで最短距離で進められることにつながっていると思います。

最後に、現在基幹システムの導入を検討されている旅行会社様に向けて
なにかアドバイスがございましたらぜひ教えてください

大石 様 まずお伝えしたいのは、導入の際には運用ルールをしっかり固めておくことが大切だということです。
「何ができて、何ができないのか」を把握したうえで、自社としてどのように運用していくのかを決めておくことが重要だと思います。カスタマイズを検討する場合も、早めに動いたほうがよいでしょう。導入前に運用をじっくり考えておくことで、導入後の負担は軽減できると思います。
そのうえで、準備は必要ですが、構えすぎる必要はないとも感じました。アジェンダさんが導入スケジュールやタスクをしっかり提示・管理してくださるので、提示された段取りやステップに沿って進めていけば、過度に慌てることはないのではないかと思います。もちろん社内でやるべきことはありますが、順を追って進めれば大丈夫だと感じました。
弊社 大石様、古内様、どうもありがとうございました！

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